Pojem WorkFlow (= tok práce) vyjadruje takú funkcionalitu systému, ktorá umožní popísať a realizovať procesy pri spracovaní dokumentu. Cieľom tejto funkcionality je podľa vopred stanovených pravidiel prideľovať úlohy jednotlivým užívateľom tak, aby bol splnený proces spracovania určitého dokumentu. Procesom sa rozumie zachytenie všetkých variantov spracovania určitého dokumentu. Proces je definovaný pre dokumenty jednej triedy a popisuje činnosti a podmienky, za ktorých majú byť tieto činností vykonané a kým majú byt vykonané. Každý účastník WorkFlow má svoj tzv. Worklist, do ktorého sa mu procesom prideľuje práca. Názorne je možné proces zachytiť pomocou sieťového grafu. Pre vizuálne zobrazenie procesu je použitý prostriedok MS Visio.

Prideľuje užívateľovi prácu nad dokumentom Jednotlivé Úlohy je možné presmerovať na iného užívateľa alebo vytvoriť kópiu úlohy na kompetentnejšieho pracovníka. Dôvody presmerovania, vytvorenie kópie Úlohy - neprítomnosť užívateľa (plánovaná alebo neplánovaná), ktorému bola pridelená Úloha alebo nedostatok podkladov pre vyriešenie tejto Úlohy Proces využívaný aj na monitorovanie vytypovaných javov v IS, ako je napr. Pokles stavu zásob pod minimálne množstvo alebo stráženie dátumov splatnosti pri faktúrach O každej novej Úlohe alebo o výskyte sledovaného javu môže byt účastník WorkFlow informovaný e-mailom (to záleží od definície aktivity v procese)

Definícia Procesu pomocou špeciálnych objektov: Riadiaci uzol, Aktivita, Prechod
Riadiaci uzol je miesto, v ktorom sa definujú podmienky pre vetvenie, resp. pre synchronizáciu. Aktivita je jedna činnosť, ktorá sa vykonáva nad dokumentom. Je smerovaná na účastníka procesu, ktorým môže byt buď konkrétny užívateľ, alebo skupina užívateľov v rovnakej úlohe. Prechod znázorňuje „preplávanie“ dokumentu od jednej aktivity k druhej v závislosti od splnenia podmienok z uzlu.

Proces WorkFlow sa začína spustením tzv. Udalosti. Najčastejší typ Udalosti je zapísanie nového dokumentu do evidencie, alebo zmena určitého údaja v už existujúcom dokumente. Pri štarte Procesu WorkFlow vznikne záznam o jeho výskyte, ktorý obsahuje názov procesu, dátum a čas, kedy bol spustený, a odkaz na dokument, nad ktorým proces beží. Súbežne s tým sa vygeneruje do Worklistu príslušných užívateľov (účastníkov WorkFlow) Úloha, ktorá zodpovedá jednému kroku v spracovaní dokladu. Jednej Aktivite zodpovedá jeden krok spracovania a je smerovaný na konkrétneho užívateľa alebo na skupinu užívateľov, ktorí sú zaradení do rovnakej úlohy alebo rovnakého útvaru O výskyte každej Aktivity je vedený záznam, z ktorého je možné zistiť, kedy sa Aktivita začala, poprípade kedy bola ukončená, vyhradená užívateľom a v akom sa nachádza stave. Po ukončení všetkých Aktivít, ktoré boli iniciované na základe splnených podmienok z Riadiacich uzlov, je Proces WorkFlow ukončený

Úloha vo Workliste – je forma pridelenia práce nad dokumentom každému účastníkovi Procesu WorkFlow. Každej úlohe je vo Workliste priradený formulár príslušného dokumentu, v menu ktorého sú pripravené „Akcie“, ktorými sa môže úloha splniť. Napr. pre Úlohu „Skontrolovať prijatú faktúru“ môžu byt pripravené akcie „Prijať faktúru“ a „Vráti faktúru“. Podľa konkrétne zvolenej Akcie pokračuje proces inou Aktivitou. S každou Akciou môže byt k dokumentu pripojený Užívateľský komentár pre popis podrobností, ktoré viedli na použitie práve tejto Akcie.

Zanalyzovanie existujúcich firemných procesov Určenie vhodných Procesov na podporu WorkFlow, prípadne vytypovanie kandidátov na podprocesy. Prípadný reengineering niektorých procesov, aby bolo možné plne využiť všetky možnosti WorkFlow. Návrh procesu súvisí s návrhom prístupových práv Tvorba definícií potrebných k procesu a s tým súvisiacich aktivít a riadiacich uzlov v module WorkFlow. Odporúčame vytvárať Proces pomocou grafickej podpory v programe MS VISIO