• vedením registratúrneho denníka; vedením úplnej a presnej evidencie záznamov pochádzajúcich z činnosti úradu/organizácie, záznamov úradu/organizácii doručených, ako aj odoslaných záznamov
• evidencia prostredníctvom čiarových kódov
• vyhotovením konceptu alebo čistopisu vybavenia záznamu, t.j. tvorbou textových dokumentov
• podávaním informácií zamestnancom úradu/organizácie a verejnosti
• bežným uložením a ochranou zapísaných údajov
• plánovitým vyraďovaním registratúrnych záznamov, spisov

Helios Green – modul registratúra je určený tak výkonným ako aj riadiacim zamestnancom. Výkonným zamestnancom poskytuje nástroj pre racionalizáciu činností, ktoré súvisia s vedením evidencie záznamov, s ich vybavovaním a odosielaním, ako aj s vytváraním textových dokumentov. Riadiacim zamestnancom ponúka rôzne prehľady o štádiu vybavovania konkrétneho podania (veci), zaťaženosti jednotlivých pracovísk a referentov. Umožňuje efektívne kontrolovať dodržiavanie lehôt vybavenia spisov, ponúka im i možnosť hodnotiť kvalitu výkonu jednotlivých činností. Vedie k systematickej práci so záznamami a spismi, umožňuje ich triedenie podľa dôležitosti. Do určitej miery si ho môže prispôsobiť svojím podmienkam každá organizácia.

Štruktúra systému je flexibilná a otvorená. Môže sa zaviesť v podmienkach ľubovoľnej organizačnej formy, decentralizovanej alebo centralizovanej formy vedenia registratúrneho denníka (denníka záznamov a denníka spisov). Systém je spisovo orientovaný. To znamená, že záznamy, ktoré vznikli pri vybavovaní jednej veci v jednom kalendárnom roku sa evidujú pod rovnakým číslom spisu. Jednotlivé záznamy spisu (podania i vybavenia) sa zakladajú spolu s prílohami do jedného spisového obalu. Program umožňuje zaradiť záznam ku konkrétnemu, už existujúcemu spisu aj dodatočne.