Prípadová štúdia
Implementácia systému LCS Noris v Hlavnom meste SR Bratislava
Profil organizácie
Je uvedený na internetovej stránke www.bratislava.sk .
Stav pred zakúpením IS LCS Noris
Pred zakúpením IS LCS Noris bol nasledovný stav:
Pôvodný informačný systém bol zložený z niekoľkých komponentov a spracovával oddelene problematiku rozpočtovníctva a účtovníctva (IBEU), podnikateľskej činnosti (MRP), miezd (VEMA). Spracovanie súhrných výkazov odovzdávaných nadriadeným organom prebiehalo väčšinou prostredníctvom MS Excel.
Pre oblasť rozpočtovníctva a účtovníctva malo Hlavné mesto SR Bratislava k dispozícii niektoré moduly na báze OS MS DOS z IBEU - Integrovaného balíka ekonomických úloh od Organizácie pre informatiku verejnej správy - IVeS Košice, ktoré boli medzi sebou prepojené len čiastočne a to najmä na úrovni mesačných dávok a spracovaní. Išlo o moduly:
- Účtovníctvo – obsahoval účtovný rozvrh, denník dávky, hlavnú knihu, zborníky, čerpanie rozpočtu, saldo, uzávierky ...
- Objednávky a dodávateľské faktúry, ostatné finančné doklady – obsahoval prácu s investičnými a neinvestičnými faktúrami, platobné príkazy, rôzne prehľady a zostavy, export pre HomeBanking, ...
- Odberateľské faktúry – obsahoval evidenciu a tlač OF, rôzne prehľady a zostavy ...
- Skladová evidencia – obsahoval prácu s príjemkami, výdajkami, skladovými kartami, zostavy - vyúčtovanie skladov, inventúry, obratové súpisky, uzávierky ...
- Majetok – obsahoval evidenciu HIM, NIM, DHM, tlač inventárnych kariet, pohyby s majetkom, zostavy ...
- Adresár – dodávateľov, odberateľov.
- Správca– zavedenie používateľov, prístupové práva k úlohám.
Dôvody pre zmenu a očakávania
- ekonomické systémy (ES) vyvinuté na báze MS DOS nepostačovali moderným trendom vývoja IS na platforme MS Windows, bol požadovaný klient/server systém v grafickom prostredí na SQL serveri
- bola požadovaná integrácia s kancelárskym balíkom, podpora workflow, vzdialenej správy
- bol požadovaný otvorený systém s vybudovaním všetkých modulov nad jedným jadrom, previazanosť jednotlivých modulov pôvodného systému nebola dostatočná
- komplexné zabezpečenie spracovania v požadovanej kvalite s automaticky zabezpečeným prenosom informácií a obojstranná komunikáciu dôležitých oblastí (rozpočtovníctvo, účtovníctvo, banka... )
- rozšíriť obsah pôvodných modulov
- zlepšiť prístupnosť údajov pre všetky moduly, údaje sa zaznamenajú do systému len raz
- rozšírenie IS o nové funkcionality (moduly), ktoré z hľadiska nových možností boli dané vývojom v tejto oblasti
- udržatelnosť funkčnosti systému z hľadiska potrieb používateľov a zakomponovania legislatívnych úprav
- Hlavné mesto SR odovzdáva výsledovku, súvahu a vybrané ukazovatele potrebné pre vyhodnocovanie a tvorbu rozpočtu, kde sú zahrnuté organizácie – školy, domovy dôchodcov, byty, atď. Tieto rozpočtové a ostatné organizácie budú naďalej používať program IBEU. Bolo požadované vytvoriť k tomuto programu jednosmerný interface (napr. (IBEU – domov dôchodcov) --> nový IS – Magistrát)
Ako prebiehalo výberové konanie ?
- Výberové konanie prebehalo formou verejnej súťaže zverejnenej v oznámení o vyhlásení metódy verejného obstarávania v roku 2002.
- Súťažnú ponuku vo verejnej súťaži predložilo 8 uchádzačov.
- Na základe zverejnených kritérií v oznámení o vyhlásení metódy verejného obstarávania v súťažných podkladoch a hodnotenia komisie v zmysle týchto kritérií bol vybraný systém LCS Noris.
Kritériá výberu ekonomického IS
Pri výbere sa hodnotili okrem iných nasledovné vecné a technické kritériá týkajúce sa IS:
- Cena
- Funkčné charakteristiky systému a jeho komplexnosť – LCS Noris sa javil z ponuky ako najkomplexnejší.
- Termín plnenia – dodávky systému
- Zabezpečenie technickej pomoci systému a HOT-LINE
Termín podpisu zmluvy na dodávku ekonomických modulov
Zmluva bola podpísaná v júni 2002.
Ako prebiehala implementácia LCS Noris
Implementácia mala niekoľko etáp, v ktorých boli vykonané nasledovné činnosti:
- Vypracovanie a schválenie dokumentu Detailná analýza modulov: Základný modul, Tvorba rozpočtu + Účtovníctvo, Fakturácia prijatá, Fakturácia vydaná, Pokladňa, Banka, Sklady, Majetok, Zmluvy, Manažérske vyhodnocovanie a Vyhodnocovanie ukazovateľov – rozvrhovanie
- Príprava databázy
- Realizácia úprav a dovývojov modulov podľa schválenej Detailnej analýzy
- Konfigurácia modulov
- Inštalácia databázy a modulov na Magistráte Bratislava
- Transformácia dát z pôvodného systému
- Testovacia - pilotná prevádzka a akceptácia
- Úpravy LCS Noris a jeho dokonfigurovanie na základe výsledkov testovacej prevádzky
V Hlavnom meste SR Bratislava pomáhal pri implementácii a inštaloval IS aj tým cca. 3 pracovníkov oddelenia IT, ktorý postupne zvládal čoraz náročnejšie práce so systémom LCS Noris a začal využívať jeho otvorenosť. Týmto odbremeňoval dodávateľskú firmu od čoraz zložitejších prác.
Ukončenie implementácie ekonomických modulov LCS Noris
Implementácia jednotlivých modulov bola ukončená v rôznom čase, priebežne podľa potreby a dôležitosti a to tak aby nebola narušená kontunuita spracovania jednotlivých agend. Od 1.1.2004 sú ekonomické moduly LCS Noris v režime údržby - uzatvorila sa Servisná zmluva o podpore a o údržbe informačného systému LCS NORIS.
Rozšírenie informačného systému Hlavného mesta SR Bratislava
Na základe Rokovacieho konanie bez zverejnenia na predmet obstarávania: „Rozšírenie ekonomického informačného systému mesta“, ktoré sa konalo v júni 2007 a na základe požiadaviek Hlavného mesta SR Bratislava v zmysle záverov tohto Rokovacieho konania sa dohodlo rozšírenie informačného systému LCS Noris o modul Dane, ktorý bude zabezpečovať spracovanie odbornej agendy nasledovných miestnych daní a poplatkov v zmysle príslušných zákonov NR SR a všeobecne záväzných nariadení Hlavného mesta SR Bratislava, ktoré sú v správe mesta Bratislavy so sieťovou prevádzkou pre 60 pracovísk:
- daň z nehnuteľností (pozemky, stavby, byty)
- daň za užívanie verejného priestranstva
- daň za ubytovanie
- miestny poplatok za komunálne odpady a drobné stavebné odpady
- poplatok za licencie a odvod z hazardných hier
- správne poplatky – výrub stromov, znečistenie ovzdušia, dopravné rozhodnutia, poplatok za potvrdenie zaplatenia dane.
Priebeh implementácie modulu Dane
Implementácia jednotlivých častí modulu Dane prebiehala v rôznom čase podľa potreby a dôležitosti. Najprv to boli časti modulu Dane, ktoré zabezpečujú spracovanie odbornej agendy daní z nehnuteľností (pozemky, stavby, byty), daní za užívanie verejného priestranstva a daní za ubytovanie. Údaje za rok 2008 z týchto agend sa spracovávajú už v systéme LCS Noris.
Časti modulu Dane, ktoré zabezpečujú spracovanie ostatných agend sa implementovali následne.
Prínosy systému LCS Noris
Prínosy riešenia sú zrejmé z predchádzajúceho textu. Zhrniem ich do nasledujúcich bodov:
- Bol zvládnutý prechod z pôvodného na súčasný IS LCS Noris bez väčších komplikácií s importom dát z pôvodného systému a s rozšírením funkcií pôvodného systému o nové možnosti.
- Implementáciou IS LCS Noris došlo k rozšíreniu o nové moduly, ktoré pôvodný systém neobsahoval.
- Sprístupnenie informácií z rôznych modulov IS v reálnom čase.
- Vzájomná previazanosť modulov IS poskytla komplexnejšie informácie, získanie v minulosti nedostupných informácií.
- Garantovaná aplikácia legislatívnych zmien do IS a podpora zo strany dodávateľských subjektov.ň
- Otvorenosť systému umožňuje správcovi IS nastavovať a sprístupňovať ďalšie doposiaľ nevyužité možnosti IS , pričom môže pomerne jednoducho pripravovať výstupy z IS podľa potreby používateľov.
- Podpor exportu do iných užívateľských systémov (napr.: MS Excel).
- Funkčné prepojenie kataster nehnuteľností – modul Majetok a Zmluvy v oboch smeroch.
- Funkčné prepojenie IS LCS Noris na geografický informačný systém.
- Funkčné prepojenie IS LCS Noris na programové vybavenie tretej strany zabezpečujúce správu písomností.
- Perspektíva ďalšieho rozvoja IS na nových platformách, ktoré prináša technologický rozvoj.
- Zrýchlenie a skvalitnenie interných procesov.
- Zníženie administratívnej práce.
- Zlepšenie rozhodovacích procesov.
- Zlepšenie služieb zákazníkom.