Školstvo v systémoch Helios

Popis a špecifiká odvetvia

Informačné systémy v školách a školských zariadeniach môžu plniť dve úlohy. Informačný systém tu môže byť využívaný komerčne, teda pri vedení ekonomických, účtovných a logistických agend samotného zariadenia. Pomocou IS sa spracováva účtovníctvo, mzdy, majetky, sklad, fakturuje sa a podobne.

Okrem toho však môže byť systém využitý aj na výukové účely. Študenti sa tak môžu zoznámiť s ekonomickým systémom už počas výučby, čo im zjednoduší využívanie informačných systémov v praxi. Je dôležité, aby si každý študent mohol založiť svoju fiktívnu firmu a v rámci svojej inštalácie vyskúšať kompletné vedenie základných agend spoločnosti. Je možné študentom zadať aj účtovné príklady a spracovať ich v systéme.

Práca s informačným systémom v školských zariadeniach

• Multilicencia
• Neobmedzená sieťová verzia
• Kompletná funkčnosť
• Prednastavené číselníky
• Jeden systém pre výučbu aj pre komerčné spracovanie
• Neustála aktualizácia podľa platnej legislatívy

Výber z referencií

Stredná odborná škola cestovného ruchu, s.r.o., Integrovaná stredná škola, Prvá súkromná základná škola v Hradci Králové, s.r.o., Stredná odborná škola podnikania a obchodu, s.r.o., Základná umelecká škola Lomnica nad Popelkou, Školská jedáleň Dubňany, Základná škola a Materská škola, J.A.Komenského 326, Smidary, Základná škola a Materská škola Věž, Školské zariadenie pre DVPP KHK, Stredná škola remeselná Jaroměř, Stredná priemyselná škola, Trenčianska univerzita Alexandra Dubčeka, Slovenská poľnohospodárska univerzita v Nitre, Stredné odborné učilište rybárske a Učilište Třeboň, Stredná škola hoteliérstva a gastronómie, Praha 9 - Klánovice, Stredná odborná škola pre administráciu EÚ, Praha 9 - Počernice

Prípadová štúdia Stredná odborná škola podnikania a obchodu

Helios Red – pre ekonómov aj pre študentov

Stredná odborná škola podnikania a obchodu, spol. s r.o., nemá príliš dlhú históriu, zato je však jej rast skutočne prudký. Ako samostatný subjekt začala fungovať v auguste r. 1997 (vtedy ešte pod názvom Súkromná stredná podnikateľská škola obchodu a služieb, spol. s r.o.). V súčasnosti má už 34 zamestnancov, včítane dvoch externistov. V tomto roku tu študuje 220 študentov v dvoch štvorročných a v jednom dvojročnom nadstavbovom maturitnom odbore a ďalších 86 študentov v trojročnej diaľkovej forme štúdia.

Do roku 2005 používali zamestnanci školy na vedenie účtovníctva samostatný softvér, pracujúci v systéme DOS. Mzdy sa spracovávali v ďalšom samostatnom programe, ktorý pracoval v rovnakom systéme. Škola sa však rýchlo rozvíjala, pribúdalo zamestnancov aj žiakov. Preto bolo následne nutné oddeliť spracovávanie účtovníctva od vedenia evidencie. Manažment školy vyriešil túto situáciu outsourcingom mzdovej evidencie. Tú v súčasnosti vedie externá olomoucká firma, ktorá na spracovanie mzdovej evidencie tiež používa

Hľadá sa program pre celú skupinu

Postupom času však dochádzalo aj k nárastu počtu dokladov a čiastkových nedostatkov dosiaľ používanej technológie. Program na vedenie účtovníctva prestával vyhovovať. Bol príliš jednoduchý, nepodporoval elektronické odosielanie dát. Navyše, firma, ktorá sa jeho tvorbou zaoberala, ho už nechcela do ďalších rokov aktualizovať, pretože ho používalo už len málo organizácií.

„Naša spoločnosť sa teda začala zaujímať o iný, prepracovanejší program vhodný na vedenie nášho účtovníctva,“ spomína Silvia Šteigerlová, ekonómka a prokuristka strednej školy podnikania.

„Vzhľadom na to, že škola je súčasťou holdingovej skupiny Doma – Morava, do ktorej patria aj firmy zaoberajúce sa nákupom a predajom tovaru, bolo z hľadiska jednotného informačného systému žiaduce zaobstaranie programu, ktorý je používaný aj v ostatných firmách skupiny. Pretože holdingová skupina je tvorená prevažne firmami, ktoré sa zaoberajú predajom tovaru v maloobchodných predajniach a používajú registračné pokladne, bol jednou z hlavných podmienok pre výber nového systému príjem tovaru do skladovej evidencie s pomocou čítačiek čiarových kódov. Ďalšou z podmienok bola možnosť opráv prípadných chybne zadaných údajov,“ vysvetľuje Ing. Martin Kirschbaum , ktorý bol poverený výberom systému. Martin Kirschbaum, ktorý má dlhoročné skúsenosti s vedením účtovníctva, mal tiež prehľad o stavoch jednotlivých firiem holdingovej centrály a bol schopný presne vymedziť funkcie nevyhnutné pre elektronické spracovanie a účtovné evidencie vedené v jednotlivých firmách holdingu.

So zákazníkom rastie aj systém

Licencia informačného systému Helios Red (vtedy ešte pod starším názvom LCS SIS) bola pre školu zakúpená na Invexe v roku 2005. K podpisu licenčnej zmluvy so spoločnosťou LCS International došlo 1. novembra toho istého roku. Bezodkladne bola zahájená inštalácia a zaškolenie pracovníkov. Toho sa úspešne zhostil jeden zo zamestnancov školy, ktorý už bol s programom zoznámený a teraz pracuje ako správca systému pre všetky holdingové spoločnosti. V januári 2006 začal byť Helios Red používaný na evidenciu a spracovanie účtovných dokladov školy.

V prvej fáze mala škola zakúpenú licenciu iba pre moduly: ABO, ESOP, FAKTURY, SIS21 a UCTO pre jedného užívateľa. Na konci júna 2006 sa však škola presťahovala do väčších priestorov, s čím súvisel nákup väčšieho množstva majetku, ktorý bolo nutné odpisovať, a súčasne aj evidovať technické zhodnotenie prenajatej budovy. Na jeseň roku 2006 (opäť s veľtržnou zľavou na Invexe) bol preto zakúpený aj modul na evidenciu majetku. V roku 2007 bol systém opäť rozšírený, tentoraz zakúpením licencie pre ďalšieho užívateľa, aby bolo umožnené vedenie dvoch pokladní, najmä na predaj stravných lístkov študentom.

Študenti až na prvom mieste

„Veľkým prínosom nového programu bola najmä možnosť spracovania prehľadnej evidencie pokladničných a bankových dokladov a nastavenie výstupu pri zobrazení a tlači niektorých účtov tak, aby vznikla prehľadná mesačná evidencia platieb školného a stravných lístkov, kde sa dá jednoducho orientovať podľa tried a mien jednotlivých študentov,“ konštatuje Silvia Šteigerlová. „V praxi sa výborne osvedčila tiež funkcia kopírovania jednotlivých dokladov a možnosť prednastaviť si vypĺňanie jednotlivých kolónok, čo viedlo k veľkému urýchleniu pri práci s programom. Do budúcna je zvažovaná možnosť využitia odosielania príkazov na úhradu do banky v podobe dátových súborov priamo z programu elektronickou cestou,“ dodáva Šteigerlová.

Nezostalo však iba pri štandardnom využívaní systému tak, ako sa to deje v bežných firmách. Ide o školu, a teda predovšetkým o prínos pre študentov. Preto v súčasnosti škola uvažuje o možnosti zakúpenia ďalších licencií pre potreby praktickej výučby Účtovníctva, ktoré tu patrí k základným učebným predmetom.